Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja käsittelijä

Kotkan Nuoriso-orkesteriyhdistys ry. Y-tunnus 0864468-7. Rekisterin käsittelijänä toimii Avoine Oy Y-tunnus 1935337-5, Opastinsilta 8 E, 00520 Helsinki. Rekisteriä ylläpidetään käsittelijän Yritysavain -sovelluksella käsittelijän palvelinkeskuksessa Suomessa.

Tietosuojavastaava

Kotkan Nuoriso-orkesteriyhdistyksen Hallitus vastaa rekisterinpidosta ja henkilötietojen päivittämisestä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteröityjä ovat Kotkan Nuoriso-orkesteriyhdistys ry.:n jäsenikseen hyväksymät henkilöt. Jäsenrekisterin ylläpito on jäsenyyden hoitamista varten. Henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon, tapahtumien järjestämiseen ja laskuttamiseen. Jäsenistö koostuu Kotkan seudun musiikkiopiston orkestereiden soittajista, niiden vanhemmista ja toimintaan osallistuvista vapaaehtoisista. Henkilötietojen antamisen perustana on jäsenen suostumus. Jäsen ilmoittautuu omatoimisesti yhdistyksen jäseneksi ja rekisteriin.

Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisterissä ylläpidetään seuraavia tietoja: Nimi, syntymäaika, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, markkinointiviestintälupa, soitin, kuvauskielto, esiintymispaidan koko ja uintilupa. Lisäksi alaikäisillä rekisterissä myös huoltajan yhteystiedot. Yhdistys kirjaa jäsenrekisteriin myös lainatun materiaalin, sen luovuttaneen ja vastaanottaneen toimihenkilön. Lisäksi alaikäisillä on olatava rekisterissä myös huoltajan yhteystiedot ja suostumus alaikäisen tietojen käsittelyyn.

Henkilötietojen säilytysajat

Jäsenyys päättyy automaattisesti soittajan lopettaessa, jolloin soittajan sekä vanhempien tiedot poistetaan rekisteristä.

Tietojen luovutus

Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille tapahtumien järjestämisen niin vaatiessa. Tietoja luovutettaessa luovutettavat tiedot rajoitetaan vain olennaisiin tietoihin ja niiden käsittelyssä edellytetään noudatettavan tässä selosteessa esitettyjä periaatteita sekä tietojen asianmukaista hävittämistä heti tapahtuman jälkeen. Ensisijaisesti pyritään lähettämään vain lukumääräisiä anonyymejä tietoja (kuten esimerkiksi alle 15 vuotiaiden lukumäärä).

Yhdistys on jäsenenä valtakunnallisessa Suomen Puhallinorkesteriliitossa ja saa sitä kautta mahdollisuuden hakea tukea Suomen Kansalaisfoorumilta (SKAF) opetuksen järjestämiseen. Näiden avustusten saamiseksi SKAF:ille luovutetaan osallistuneen henkilön nimi ja sähköpostiosoite tai puhelinnumero.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin pitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin suojauksesta huolehtii rekisterin käsittelijä (Avoine Oy). Rekisteriin on pääsy ainoastaan yhdistyksen hallituksella. Rekisteri on suojattu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietojen käsittelijöille on annettu opastus tietojen turvallisesta ja oikeaoppisesta käsittelystä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on pääsy kaikkiin omiin tietoihinsa verkkopalvelun kautta. Palvelussa käyttäjä voi itsenäisesti päivittää omia tietojaan ja tarvittaessa päättää jäsenyyden, jolloin tiedot poistuvat rekisteristä. Yhdistys ei käytä henkilötietoja markkinointitarkoituksiin.